Каждый деловой человек постоянно находится в режиме поиска новых партнеров, клиентов, ищет пути успешного развития, возможность роста и расширения компании. Но согласитесь, что каждый новый жизненный этап компании сопровождается долей риска. Например, вы решили выпускать какую-то новую продукцию, или попробовать открыть филиал в другом городе. Для этого потребуются денежные и временные вложения. И никакая статистика, и расчеты не смогут 100%-но гарантировать вам успех. Что же делать? С одной стороны вам не хочется потерять деньги и время, а с другой – хочется эффективного роста и развития в новом направлении или на новой территории. Есть довольно простой и эффективный способ – воспользоваться услугой Виртуальный офис call центра, которая позволит вам «прозондировать почву» с минимальными затратами.

И так, Виртуальный офис является эффективным помощником в таких случаях:

• Если вам необходимо чтобы клиенты и партнеры могли круглосуточно поддерживать связь с вами и вашей компанией, причем, даже если вы находитесь в другой стране.
• Если вы решили открыть новую компанию, но нет возможности содержать офис и большое количество сотрудников.
• Вы хотите открыть филиал или подразделение своей фирмы в другом районе, городе или даже стране. Запускается пробный проект. Еще не зная наверняка, будет ли это решение эффективным и востребованным.
• Если Вам просто не хватает времени на открытие нового офиса и набор нового персонала.
• А также, если у Вас есть желание повысить имидж Вашей компании, например разместив у себя на сайте Киевский или Московский номер, и при этом обойтись минимальными затратами.

Главной задачей данной услуги является создание у клиентов и партнеров полного ощущения реально существующего офиса Вашей компании.

Сотрудники Виртуального офиса могут выполнять следующие функции:

• Работа секретаря. Прием звонков, факсов, электронных писем и корреспонденции. Перенаправление поступающей информации руководству или другим сотрудникам, которые компетентны в данном вопросе. Фильтрация поступающих звонков и перевод только важных и ценных из них на руководство или соответствующих работников реального офиса компании заказчика.
• Прием заказов и консультация. Оператор консультирует клиента, рассказывает о всех преимуществах Вашего товара или услуги, помогает найти оптимальный вариант и оформляет заказ. Затем направляет сформированный заказ соответствующему сотруднику, который непосредственно приводит его в исполнение.
• Техническая поддержка. Если возникли проблемы в предоставлении услуг компании заказчика. Оператор фиксирует эту ситуацию, отправляет информацию компетентному штатному сотруднику для принятия мер. Либо сразу же решает этот вопрос, если у него будут такие полномочия.
• Исходящие звонки. Своевременно обзвонят Ваших клиентов и партнеров и сообщат им всю необходимую информацию. Выполнят эффективные телефонные продажи Ваших товаров и услуг по заранее утвержденному сценарию.
• Прием жалоб и предложений. Обработка каждой поступившей жалобы или предложения. Оформление данных в отчет и передача специалистам в компанию заказчика для изучения и устранения ошибок.

На практике это будет выглядеть так. Вам выделяется многоканальный телефонный номер для организации круглосуточного доступа в вашу компанию. Этот номер Вы указываете в своих рекламах, буклетах и т.д., как прямой телефон по обслуживанию клиентов. Потенциальный клиент звонит по этому номеру и уверен, что попал именно в главный офис Вашей компании. На самом деле трубку поднимает наш оператор - секретарь и представляется сотрудником Вашей компании. Например, так: «Добрый день, компания «Машстрой», слушаю Вас». Затем уточняет имя и цель звонка. А дальше, в зависимости от ситуации : предоставляет всю нужную информацию (не выходя за ограничения заказчика), консультирует, оформляет заказы, а также соединяет клиента с нужным сотрудником или руководителем. Все звонки записываются и фиксируются для дальнейшей обработки, составления отчетности и статистики.

И в качестве вывода, хотим перечислить важные преимущества услуги Виртуальный офис:

• Повышение доступности компании.
• Ваша компания выглядит солидно, при этом, даже не имея своего реального офиса.
• Экономия денег (не надо арендовать офис; покупать специальное оборудование; оборудовать рабочие места сотрудников; оплата секретаря на порядок ниже обычного; а также тарифы на звонки через ip телефонию будут минимальными).
• Благодаря многоканальности Вашего телефона, канал связи не забит, а следовательно – ни один звонок не будет пропущен.
• Новейшие компьютерные системы, которые уже имеются в call центре, позволят Вам в реальном времени контролировать работу операторов/сотрудников, быстро получать необходимые данные и статистику.
• При переезде, ваш выделенный номер не изменится.
• Надежность хранения и конфиденциальность всех данных.

Конечно, можно попробовать создать виртуальный офис самостоятельно. Но вы должны реально понимать, что вам придется заниматься организацией и администрированием такой системы самостоятельно. Обращаться к провайдеру, искать программные продукты для автоматизации процесса и многое другое. Не легче ли обратится в call центр? Где уже есть все необходимые программы, оборудование, ресурсы. Вам надо лишь поставить задачу, которую за вас выполнят профессиональные и опытные сотрудники call центра.